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I 10 controlli del Responsabile Amministrativo
Autore: Claudio Marcelli
Data: 30-01-2017


Sfatiamo subito un primo mito: il Responsabile Amministrativo è una figura completamente diversa da quella del contabile.

Ha infatti un compito di controllo, supervisione e coordinamento di tutta l’area amministrativa (e finanziaria nelle MPMI).

Ma quali sono i 10 (principali) controlli che deve svolgere? Vediamoli!

 
  1. CONFRONTA IL SALDO BANCHE CON LA CONTABILITA’
Il Responsabile Amministrativo esegue un controllo periodico (es. settimanale) per verificare la corrispondenza tra il saldo dell’estratto conto bancario ed il saldo contabile da software di contabilità (concordanza).
Inoltre esegue un controllo periodico (es. trimestrale) per verificare che le spese e gli interessi addebitati corrispondano a quanto pattuito in fase di apertura conto.
 
  1. CONFRONTA LA CASSA REALE CON LA CONTABILITA’
Il Responsabile Amministrativo esegue un controllo periodico (es. settimanale) per verificare la corrispondenza tra il saldo dei movimenti annotati sulla prima nota cassa ed il denaro presente in azienda.
Esegue anche un controllo periodico (es. settimanale) per verificare la corrispondenza tra il saldo da software di contabilità del conto “cassa”, con il denaro presente in azienda.

 
  1. CHECK FISCALE E DIPENDENTI
Erario c/ritenute subite: devono corrispondere ai prospetti bancari di ritenute subite rilasciati annualmente dalla banca.
Erario c/rit. Professionisti: il saldo deve corrispondere alle ritenute dei professionisti relative a fatture non ancora saldate.
Debiti verso INPS: devono corrispondere ai contributi dovuti e non ancora versati (documenti di riferimento dm10 e F24)
Debiti verso dipendenti: devono corrispondere a quanto l’azienda deve ancora erogare ai dipendenti per competenze già maturate (documenti di riferimento buste paga)
Fondo TFR: deve corrispondere all’effettivo debito nei confronti dei dipendenti ancora in forza. (documento di riferimento prospetto annuale TFR da gestione paghe)
 
  1. IVA E LIQUIDAZIONI IVA
La liquidazione IVA è il calcolo dell’IVA dovuta o a credito risultante dalla registrazione delle fatture attive e passive del mese. I due conti che devono essere chiusi mensilmente per elaborare la liquidazione IVA sono IVA c/acquisti ed IVA c/vendite.
IVA c/acquisti: è un conto di credito ed è pari alla somma di tutti gli importi di IVA detraibile addebitati nelle fatture fornitori registrate nel registro IVA acquisti. il controllo avviene verificando la rispondenza tra saldo contabile e registro IVA degli acquisti (documento di riferimento registro iva acquisti)
IVA c/ vendite: è un conto di debito ed è pari alla somma di tutti gli importi di IVA addebitati nelle fatture clienti registrate nel registro IVA vendite. Il controllo avviene verificando la rispondenza tra saldo contabile e registro IVA delle vendite (documento di riferimento registro IVA vendite acquisti)
IVA c/erario: è il conto nel quale vengono fatti confluire i saldi mensili dei conti IVA acquisti e IVA vendite. Il saldo se in avere rappresenta il debito verso l’erario e sarà controllato con l’f24 che verrà pagato ; se il saldo è in dare significa che l’azienda vanta un credito da scalare il mese successivo. Il controllo avviene verificando la rispondenza con la liquidazione IVA
 
  1. LIBRI SOCIALI AGGIORNATI E TENUTI CORRETTAMENTE
I libri sociali (ad es. libro inventari, libro assemblea dei Soci, libro Consiglio di Amministrazione, libro giornale…) devono essere tenuti e mantenuti in ordine in azienda secondo le normative vigenti. Il Responsabile Amministrativo è garante della loro presenza, facile rintracciabilità e rispetto delle norme che comportano l’applicazione di bolli, la numerazione di pagine e l’apposizione delle opportune firme.
 
  1. CONFRONTA MUTUI E PIANI DI AMMORTAMENTO CON CONTABILITA’
Verifica che i saldi della contabilità, siano allineati al residuo da versare per i mutui, come da piano di ammortamento.
 
  1. GESTISCE LE SCADENZE AMMINISTRATIVE
Ogni tre mesi circa, il Responsabile Amministrativo, aggiorna lo scadenzario amministrativo e verifica la corretta archiviazione di tutta la documentazione nel rispetto delle procedure impostate. Il Responsabile Amministrativo monitora le scadenze e segue i rinnovi dei contratti. Inoltre è garante del rispetto dei tempi di recesso e delle eventuali penali che disdette possono comportare.
 
Almeno 1 mese prima della scadenza delle assicurazioni il Responsabile Amministrativo compila un riepilogo per verificare se le stesse polizze possono essere ricercate da altri fornitori a costi inferiori.
Il Responsabile Amministrativo cerca di posizionare le scadenze di tutte le assicurazioni aziendali alla stessa data, in questo modo si semplifica la gestione amministrativa e di controllo delle scadenze.

Mantiene le relazioni con i Commercialisti, Consulenti del lavoro e Legali di cui si avvale l'azienda. E' garante della corretta archiviazione di tutti i contratti stipulati in azienda. 
 
  1. SITUAZIONE AGGIORNATA DEL RECUPERO DEL CREDITO
Il Responsabile Amministrativo richiede (mensilmente) una situazione aggiornata delle partite scadute verso clienti. Organizza l’attività di recupero crediti tra interna ed esterna.
 
  1. AGGIORNAMENTO SITUAZIONE FINANZIARIA CON CONTROLLI DI BANCA
Una volta eseguita la situazione finanziaria mensile, il Responsabile Amministrativo deve gestire eventuali trasferimenti fondi o operazioni di anticipo fatture, slittamento fornitori, recupero crediti.
Verifica che non ci siano conti correnti attivi e conti correnti passivi. Questo permette di risparmiare sugli interessi passivi applicati.
Dà infine priorità ai conti correnti degli istituti di credito che applicano le condizioni migliori in termini di costi ed interessi passivi applicati.

 
  1. VERIFICA CLIENTI E FORNITORI
Per essere certi che in contabilità sia stato registrato tutto correttamente, deve essere verificata periodicamente la corrispondenza tra lo scadenzario attivo e le singole schede contabili dei clienti.
Deve verificare per ogni singolo cliente per quantificare l’esposizione ed il rischio per nuove forniture richieste dallo stesso. Così come per i clienti per essere certi che in contabilità sia stato registrato tutto correttamente, deve essere verificata periodicamente la corrispondenza tra lo scadenzario passivo e le singole schede contabili dei fornitori.



E' importante anche che il Responsabile Amministrativo sia una figura di "supervisione" e non di "operatività". Quando questi due ruoli si confondono all'interno dell'amministrazioni si hanno situazioni di ritardo cronico accompagnato da una quantità notevole di piccoli errori.  Deve essere manager e leader all'interno del suo reparto e se proprio l'azienda non ha la capacità di permettersi un Responsabile Amministrativo, deve essere ben chiaro in quali giorni si fa attività di controllo ed in quali attività operativa contabile!

Come in una check-list programmata deve avere sotto controllo l'area amministrativa e "spuntare" mensilmente fisicamente con un "OK" i controlli fatti evidenziando quelli che hanno dato esito negativo.