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I 5 strumenti del Responsabile Amministrativo
Autore: Claudio Marcelli
Data: 24-01-2017


Come abbiamo già visto nei precedenti post, dovrebbe essere ormai assodato come il Responsabile Amministrativo sia una figura completamente diversa da quella del contabile.

Ha infatti un compito di controllo, supervisione e coordinamento di tutta l’area amministrativa (e finanziaria nelle MPMI).


Questo post serve per fare chiarezza su quali sono i 5 (principali) strumenti che ogni Responsabile Amministrativo deve saper usare!
  1. SCADENZARIO AMMINISTRATIVO
Lo strumento più importante del Responsabile Amministrativo? Sicuramente lo scadenzario!
 
Le molte scadenze di vario tipo che si accumulano nella gestione aziendale, portano spesso a ritardi e dimenticanze che possono generare tensioni interne e sanzioni da parte degli organi di controllo. E’ lo strumento che permette al Responsabile Amministrativo di avere sempre il costante controllo della situazione delle scadenze civili, contabili, fiscali ed aziendali.

Lo scadenzario amministrativo è tenuto aggiornato costantemente dal Responsabile Amministrativo che informa tutto il reparto sulle prossime scadenze (e glielo fornisce come supporto documentale).
Per ogni scadenza viene indicato un responsabile che deve provvedere alla sua gestione.
 
Lo scadenzario amministrativo può essere creato utilizzando una tabella Excel come presentato nel precedente post, oppure un altro supporto (cartaceo, google calendar ecc…) e deve contenere, almeno, queste informazioni:
• la data di scadenza dell’adempimento;
• una descrizione sintetica dell’adempimento;
• il responsabile;
• un campo per le note;
• l’importo previsto di spesa per l’adempimento.
 
La gestione dello scadenzario amministrativo permette di:
• avere il controllo delle scadenze in corso evitando sanzioni e dimenticanze;
• essere agevolati nella previsione di budget finanziario in uscita del mese;
coinvolgere e responsabilizzare i collaboratori assegnando scadenze specifiche.
 
 
  1. SCADENZARIO FINANZIARIO
Serve a monitorare, in un determinato periodo, tutti i movimenti finanziari in entrata ed in uscita, con l’obiettivo di fare previsioni sul flusso di denaro necessario allo svolgimento dell’attività aziendale.
La tenuta avviene mediante la compilazione di un prospetto nel quale si dovranno elencare:
  • Le disponibilità ad inizio periodo;
  • Tutti i movimenti finanziari in entrata previsti per poter calcolare le disponibilità che si avranno durante il periodo;
  • Tutti i movimenti finanziari in uscita previsti nel periodo per poter  verificare la possibilità di farvi fronte in funzione delle disponibilità precedentemente calcolate.
 
Questa elaborazione, mensile, serve per decidere dove indirizzare i pagamenti e gli incassi previsti, tenendo conto delle condizioni applicate dagli Istituti di Credito e dei controlli del Responsabile Amministrativo sulle disponibilità e sui saldi contabili. Valutare eventuali trasferimenti fondi tra le banche a fine analisi. INTEGRARE
 
  1. BUDGET ANNUALE
 
Il budget è uno strumento che consente di programmare, organizzare e controllare azioni e strategie future.
E’ lo strumento condiviso dalla proprietà con i responsabili di ogni funzione, che non solo devono affermare quali sono gli obiettivi per l’anno successivo ma soprattutto devono condividere le azioni che metteranno in campo per raggiungere quegli obiettivi.
Il budget non è soltanto un documento, ma è dunque la promessa che i responsabili fanno alla direzione delle azioni che svolgeranno per raggiungere gli obiettivi condivisi.
 
Il budget è il miglior strumento di controllo del rischio aziendale esistente se utilizzato correttamente.
 
Prima di redigere un budget serve un’attenta analisi e la raccolta di informazioni su:
• SITUAZIONE DELL’IMPRESA
• AMBIENTE
• MERCATI
• CONCORRENZA
 
 
Dopo l’analisi e la raccolta delle informazioni si procede alla definizione degli obiettivi. Gli obiettivi devono essere:
SPECIFICI: devono essere il più possibile precisi e non ambigui o generici (es. voglio raddoppiare il fatturato)
MISURABILI: devono esistere strumenti che possano misurare il loro raggiungimento e valutare eventuali scostamenti
ATTUABILI/REALIZZABILI: devono essere né troppo difficili né troppo facili da raggiungere. Nel primo caso sarebbero demotivanti perché si penserebbe di non poterli raggiungere nel secondo ci sarebbe poco impegno.
TEMPIFICATI: deve essere determinato un tempo entro il quale gli obiettivi devono essere raggiunti
 
 
Il percorso logico di creazione budget è il seguente:
1.COSTI FISSI – Al 1 Gennaio “tiro su la saracinesca” della mia azienda e… quanti costi sicuramente avrà? In questa fase vengono stimati tutti i costi che l’impresa dovrà sostenere a prescindere dal proprio fatturato (anzi proprio come se fatturasse 0,00 €!).  I costi stimati in questa fase sono generalmente quelli “fissi” (stipendi personale non di produzione, assicurazioni, affitti passivi…)
2.COSTI VARIABILI – sono i costi che variano in base al variare del volume delle vendite e/o del fatturato (es. provvigioni rappresentanti, trasporti, imballaggi ecc.). Vengono calcolati prima dei ricavi in termini percentuali (ad esempio: ogni euro di un tipo di ricavo, mi obbliga a sostenere “x” euro di costi per la produzione di quel bene/servizio). Per comprendere meglio, se la mia impresa che vende 100€ di verdura, deve sostenere in media 40€ di spese per acquistare questa verdura dal produttore, indicherà un 40% come percentuale sui ricavi di vendita da imputare ai costi variabili di acquisto materia prima.
3.FATTURATO – Una volta inseriti i costi fissi (certi) ed i costi variabili sotto forma di percentuale sul fatturato (consigliamo di creare un Excel impostato in questo modo), facendo delle analisi di simulazione sul venduto, si può facilmente trovare il “Punto di pareggio” dell’azienda (cioè il fatturato che deve fare per ripagarsi tutti i costi). Dopo averlo trovato, si confronta con il budget commerciale creato dai Responsabili delle vendite.
4.COSTI DISCREZIONALI – sono i costi sostenuti per decisioni aziendali (es. pubblicità, ricerche di mercato, fiere, ecc.) che vogliono essere messi a budget. L’aumento dei costi fissi aziendali, comporterà la necessità di ritoccare il volume di ricavi da raggiungere.
5.UTILE/PERDITA ANTE IMPOSTE – è il risultato del budget prima del calcolo delle imposte. L’imprenditore stima un volume di utile desiderato e stima i ricavi per raggiungerlo.
 
Una volta definito il budget, basterà TRIMESTRALMENTE controllare il volume di venduto, controllare le spese sostenute con quelle di budget e si avrà UN COMPLETO CONTROLLO DELLA PROPRIA AZIENDA.
 
Ecco un possibile piano di stesura e controllo del budget annuale in 5 PASSI:
 
  1. COSTRUZIONE DEL BUDGET: Entro il 30/11/X deve essere redatto dal Responsabile Amministrativo il budget per l’anno X+1, suddiviso per mese, sulla base delle informazioni raccolte dai responsabili di funzione.
  2. CONDIVISIONE: Entro il 31/12/X deve essere condiviso il budget con la dirigenza ed i responsabili di funzione.
  3. CONTROLLO: Ogni mese, a partire da Gennaio anno X, devono essere monitorati gli scostamenti di ogni voce di costo o ricavo e devono essere Approfondite le motivazioni che hanno portato a tali modifiche.
  4. REVISIONE: Nel caso in cui il Responsabile Amministrativo si accorga che il budget deve essere revisionato, crea una nuova versione e rimette in moto il processo di condivisione e controllo mensile.
  5. PROIEZIONE: Nel caso in cui il budget abbia subito modifiche ma sia sostenibile, il Responsabile Amministrativo ricalcola la previsione di risultato a fine anno e la comunica al management.
 
  1. SITUAZIONE ECONOMICA TRIMESTRALE
Trimestralmente deve essere redatta una situazione economica per far comprendere alla Direzione quale sia l’andamento dell’azienda.
Essendo una situazione economica, si deve tener conto di tutti i costi e ricavi sostenuti e generati nel trimestre analizzato, ma devono essere considerate anche tutte le voci di costi/ricavi integrativi e di rettifica che generalmente vengono imputati a fine anno.
 
Obiettivo della situazione economica è quello di comunicare al management/proprietà una proiezione di risultato parziale e finale dell’azienda, mesi prima di svolgere il Bilancio consuntivo.
 
Le aziende organizzate svolgono questa situazione ed anticipano le decisioni importanti di molto tempo rispetto al consuntivo che non permette di apportare più modifiche alla situazione contabile.
 
  1. CHECK DI CONTROLLO DELLA CONTABILITA’
Il check di controllo della contabilità è un elenco di controlli che devono essere svolti per assicurare la corretta tenuta della contabilità in azienda.
I controlli si possono dividere a seconda della loro scadenza in:
- controlli settimanali (ad esempio il controllo che la cassa reale corrisponda alla cassa contabile);
- controlli mensili (ad esempio il controllo delle ritenute dei professionisti da versare può essere controllato mensilmente);
- controlli trimestrali (la corretta imputazione degli interessi bancari in contabilità ed il controllo del rispetto dei tassi applicati dalla banca è un tipico controllo trimestrale);
- controlli semestrali (la situazione delle assicurazioni e la richiesta di nuove offerte può essere fatta semestralmente);
- controlli annuali (la chiusura del conto delle fatture da ricevere è un tipico controllo annuale, poiché tutte le fatture che si ritenevano da Bilancio “da ricevere” devono trovare una corrispondenza nel nuovo esercizio e devono essere contabilizzate correttamente).

Il responsabile Amministrativo disorganizzato, si trova sempre alle scadenze a dover gestire i controlli e generalmente procede con “sistemazioni contabili” non proprio ortodosse.
Il responsabile Amministrativo organizzato ha il controllo dell’area con una vera e propria “check-list” di controlli, che una volta spuntata, gli assicura una supervisione totale sull’area e gestisce con anticipo tutte le scadenze!