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Scadenze fiscali 2016: come non dimenticarle!
Autore: Claudio Marcelli
Data: 24-06-2016


Una delle più grandi responsabilità di un ufficio amministrativo è quello di “ricordarsi” tutte le scadenze fiscali 2016 (cioè relative agli organi che svolgono attività finanziaria per lo stato)  e civilistiche (cioè quelle nei rapporti con altre aziende e persone fisiche) relative all’azienda.

Molto spesso si tratta proprio di un attività celebrale di “ricordarsi” tutte le scadenze… perché questo avviene? Perché una scadenza è molto semplice da ricordare!
Come posso dimenticarmi che il 16 di ogni mese devo versare i contributi? Come posso dimenticarmi di prenotare le ricevute bancarie dei fornitori entro il 29 del mese e pagare l’affitto entro il 15? Una scadenza è molto facile da ricordare, soprattutto quando questa è continuativa e ripetuta.

Qualcuno ne ha fatto anche un lavoro. I commercialisti sono diventati ormai calcolatori/gestionali umani che si ricordano tutto ed organizzano la propria attività di conseguenza!

Mi è anche spesso capitato in diverse aziende di sentire alcune obiezioni del tipo:

“alle scadenze fiscali ci deve pensare il commercialista!”
“agli automezzi ci deve pensare il responsabile della produzione o della qualità”
“ai mutui ci deve pensare la banca!”
“alle scadenze relative alle assicurazioni ci deve pensare la compagnia oppure il broker!”
"alle note spese ci devono pensare tutti quelli che sono andati in trasferta” e così via…

La risposta a tutto questo è semplicemente… “NO!”: tutte le scadenze civilistiche, fiscali ed aziendali devono essere conosciute e mantenute in ordine dall’amministrazione.

E’ vero, esistono aziende con molti automezzi, altrettante revisioni, bolli, assicurazioni, ma in questo specifico caso, non conta il numero delle scadenze… l’unica cosa che conta per mantenere il controllo di tutte le scadenze è il METODO.

Il risultato è che l’amministrazione deve essere garante del rispetto di tutte le scadenze fiscali, civilistiche ed aziendali per diversi motivi:
  • Non incorrere in sanzioni. Quante volte una multa oppure una cartella viene messa semplicemente “da parte” poiché l’azienda ha 60-90 giorni di tempo per gestirla?
  • Perdite di patrimonio e soprattutto denaro. Dimenticarsi una scadenza ha molti effetti: l’azienda potrebbe incorrere nel pagamento di interessi di mora, perdere il proprio potere contrattuale verso clienti e fornitori, danno di immagine ecc… ma cosa più importante… non riesce a GESTIRE LA SCADENZA! Quindi ad esempio, nel caso delle assicurazioni, non riesce a chiedere preventivi per tempo per valutare miglior prezzo, maggior sconto e migliori coperture assicurative… ecco come la scadenza crea un PROFONDO DANNO!
  • Evitare di incorrere in inutili discussioni in azienda. Chi doveva occuparsi di quella specifica scadenza? Quanto  spenderemo per tutte le ore di tutti i manager che staranno a discutere di questo?
Con la gestione delle scadenze fiscali e civilistiche in amministrazione si creerà una centralità dell’inforazione, tutte le scadenze saranno gestite (alcune direttamente altre monitorate) SOLO e SOLTANTO dall’ufficio amministrativo.

Lo scadenzario amministrativo è tenuto costantemente sotto controllo dal Responsabile Amministrativo che informa tutto il reparto sulle prossime scadenze (e glielo fornisce come supporto documentale).

Passiamo al METODO: i metodi per il monitoraggio di queste scadenze sono molteplici, ma qui di seguito sono presentati due metodi che possono ampiamente rispondere a questa esigenza.


METODO 1: SCADENZARIO AMMINISTRATIVO IN EXCEL

Uno dei pochissimi file Excel che consiglio di mantenere all’interno delle aziende (dove la proliferazione “stile fungo” degli xls diventa a volta simile ad un’epidemia incontrollabile) è appunto lo scadenzario amministrativo.
Il concetto con il quale è impostato è molto semplice: sono presenti un tot. di righe, ognuna delle quali deve essere compilata per inserire la scadenza. Quindi… 1 riga = 1 scadenza. Per ogni scadenza si deve quindi compilare una riga del file, inserendo:
  • la data di scadenza;
  • una breve descrizione della scadenza;
  • chi è il responsabile dell’adempimento;
  • un importo previsto di pagamento;
  • il metodo di adempimento (cioè quali sono le istruzioni per procedere al rispetto della scadenza).
La procedura è la seguente: ad inizio anno, ed ogni mese in aggiornamento, il reparto amministrativo inserisce ed aggiorna tutte le scadenze fiscali, civilistiche ed aziendali nel file, procedendo alla fine ad un ordinamento crescente per date delle stesse, in modo da visualizzare il file dalla scadenza più recente a quella più distante nel tempo.

Come presentato precedentemente, il concetto di “responsabile dell’adempimento” indica proprio il fatto che è l’ufficio amministrativo GARANTE del rispetto della scadenza, anche se potrebbe non essere un amministrativo a svolgere l’adempimento! In tutti gli organigrammi ben fatti e nei mansionari, nel risultato finale di tutte le attività di un ufficio amministrativo dovrebbe essere sempre scritto ben evidente “RISPETTO DELLE SCADENZE CIVILISTICHE, FISCALI ED AZIENDALI”.

DA DOVE INIZIARE: Senza dubbio, per compilare il file sono necessarie tutte le informazioni che riguardano ogni singolo adempimento, per questo dovranno essere interpellati tutti gli attori che hanno in carico quelle mansioni, per esempio, citando le più semplici:
  • dovrà essere contatta il commercialista/consulente del lavoro per questioni fiscali e relative al personale dipendente;
  • dovranno essere contattate le banche per conoscere le date di rinnovo fidi, di invio Bilanci e situazioni economico/patrimoniali, ottenere tutti i piani di ammortamento dei mutui;
  • dovrà essere compito del Responsabile Amministrativo indicare tutte le scadenze civilistiche: come convocazione dell’Assemblea di approvazione del Bilancio, deposito in Camera di Commercio, fino ad arrivare ad una specifica organizzazione contabile dove viene inserito nello scadenzario anche i controlli che devono essere fatti nel reparto (come ad esempio il controllo che la cassa reale sia uguale alla cassa fisica, oppure che il saldo di contabilità dei mutui di Stato Patrimoniale coincida con quello da piano di ammortamento).
  • dovranno essere contattati e recuperati i dati in termini di scadenze assicurative, di revisioni, bolli, visite mediche dei dipendenti, scadenze estintori, patenti, contratti di affitto, pagamenti stipendi, pagamenti contributi, pagamenti tasse ed imposte, scadenze relative al Bilancio, controlli contabili…
Il grande vantaggio di aere un sistema impostato “in anticipo” è che diventa quasi impossibile dimenticarsi una scadenza e non solo: c’è un doppio controllo sul responsabile sull’adempimento che può essere sollecitato prima della scadenza.

Può anche essere inserito un importo previsionale della scadenza relativo all’incasso/pagamento per svolgere correttamente una situazione finanziaria mensile e conoscere i saldi delle banche al mese successivo (questo importantissimo argomento sarà approfondito in uno dei prossimi articoli).

Il file di scadenzario amministrativo è molto facile da costruire ma se preferisci avere un aiuto anche in questo, te ne propongo uno già correttamente pre-compilato, con tutte le scadenze tipiche e già impostato a livello grafico.

METODO 2: SCADENZARIO AMMINISTRATIVO CON GOOGLE CALENDAR

Può essere creato uno scadenzario amministrativo anche la funzione “Calendar” di Google. Come si usa Google Calendar?

Prima di tutto deve essere creato un account GMAIL aziendale e successivamente si può accedere all’applicazione Calendar direttamente tramite browser Chrome, Firefox o Internet Explorer, facendo login nella pagina di google (tasto in alto a destra che viene proposto nella Home Page più famosa del mondo).

A questo punto è possibile iniziare ad inserire scadenze, il calendario può essere visualizzato in modo settimanale, mensile, annuale ed ogni scadenza inserita può essere “replicata” per un certo numero di volte (aspetto favorevole rispetto ad Excel).

Ad esempio se viene inserita la scadenza “Scadenza Assicurazione RCA 30/06/2016”, questa può essere replicata “ogni sei mesi” in modo da avere la situazione sotto controllo per sempre.

Possono anche essere impostati “alert”, cioè “sveglie”, per avere un reminder uno, due giorni prima della scadenza e quindi riuscire a gestire tutti gli adempimenti necessari con anticipo.


Quindi, che nella tua azienda ci siano poche scadenze, molte, che tu abbia un solo automezzo oppure un parco da far invidia ad una concessionaria, dal punto di vista amministrativo è importante che tu inizi ad utilizzare fin da subito un metodo semplice, ripetibile ed aggiornato, che ti permetta di uscire da lavoro con la testa “sgonfia” di tutte le scadenze che devi ricordarti a mente.

Questo avrà un grande impatto sulla tua vita personale e lavorativa, puoi usare questo sistema anche per la gestione delle scadenze familiari, non cambia niente: ci saranno sempre una data di scadenza, qualcuno che deve adempiere, una modalità di adempimento ed un importo da pagare/incassare!

Sono sicuro che da oggi con questi metodi, oppure altri da te ideati per raggiungere il risultato, riuscirai a fare un altro passo avanti verso una gestione organizzata del tuo lavoro e della tua vita personale!