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Come fare un Business Plan
Autore: Claudio Marcelli
Data: 15-02-2017



Quando nacquero i Business Plan alla fine degli anni ‘70, di norma, i piani erano molto più lunghi e complicati di quelli che si vedono oggi. Può essere perché compilare un Business Plan è molto più comune adesso: sono usati sempre più frequentemente e da più persone. Oppure potrebbe trattarsi di una moda fra banchieri ed investitori che leggono i Business Plan. O magari perché le persone hanno meno tempo da perdere vagando in giro fra documenti!

Qualunque sia la ragione, il trend nei Business Plan al giorno d’oggi è di tornare indietro alle origini: buone proiezioni e solide analisi. Un formato “facile e veloce da leggere” è più importante che mai. Se vuoi che le persone leggano il Business Plan che hai sviluppato, e di solito è quello che vuoi, il mio consiglio è di rimanere sul semplice.

Non confondere il tuo Business Plan con una tesi di dottorato o con l’opera del secolo. Mantieni frasi e formato diretti, ed il piano breve.

Non confondere la semplicità delle frasi e del formato con l’elementarità dell’idea. La ragione per cui si predilige la chiarezza non è per nascondere il mancato sviluppo dell’idea, ma per far arrivare velocemente e direttamente al punto chiunque legga.
Con questi concetti ben presenti, vediamo alcune indicazioni da seguire quando arrivi a semplificare il tuo piano.

 

1. Frena la prosa.
Le comunicazioni d’affari efficaci sono facili da leggere. Chi deve esaminare il tuo piano starà parlando al telefono o scorrendo le email. Risparmia la prosa per il prossimo romanzo. Mentre lavori al tuo piano ricorda questi consigli:


•         Non usare frasi lunghe e complicate, a meno che non sia indispensabile. Le frasi brevi sono più facili da leggere.
•         Evita parole troppo specifiche, gergali o acronimi.
•         Usa un linguaggio semplice e diretto. Ad esempio “usare” invece che “utilizzare” o “poi” invece che “conseguentemente”.
•         Gli elenchi puntati sono ottimi per le liste. Aiutano il lettore ad assimilare le informazioni più facilmente.
•         Negli elenchi, evita capoversi con una sola parola. Dai una breve spiegazione se necessario. I capoversi non spiegati sono frustranti.

2. Rimani sul breve.
La lunghezza media dei Business Plan è più corta di quanto non fosse prima. Probabilmente puoi coprire tutto quello che vuoi comunicare in 20 o 30 pagine di testo, più altre 10 pagine di appendici per le proiezioni mensili, le relazioni sulla gestione e altri dettagli. Se scrivi un piano più lungo di 40 pagine, probabilmente non stai riassumendo abbastanza bene.

Naturalmente ci sono eccezioni alla regola. Recentemente ho analizzato un piano per una catena di bar/caffè che includeva foto della location, modelli di menù e le cartine di altre possibili location. Le immagini hanno allungato il piano, anche se hanno aggiunto un notevole valore. Foto del prodotto, della location, dei menù, planimetrie, mappe, loghi e cartelli sono molto utili.

3. Usa tabelle e grafici.
Rendi evidenti, facili da trovare e da capire i numeri importanti per il tuo business. Usa tabelle riassuntive e grafici per evidenziare i numeri principali, i relativi dettagli devono essere facili da trovare in appendice. Inoltre:

•         Usa grafici a barre per mostrare almeno: vendite, margine lordo, profitto netto, flusso di cassa e EBITDA annuale.
•         Le barre 3D appaiono sofisticate, ma quelle bidimensionali sono solitamente più facili da leggere. Assicurati che i numeri siano chiari.
•         I grafici a barre a pila rendono evidente il totale. Se le tue vendite si dividono in segmenti, usa le barre a pila per mostrare il totale.
•         Usa grafici a torta per le quote e i segmenti di mercato.
•         Mostra le attività e i traguardi con barre orizzontali ed etichette sulla sinistra, con le date in alto o in basso. Di solito si chiamano grafici di Gantt. Riporta soltanto le attività ed i traguardi principali, questi grafici sono difficili da leggere con troppi dettagli.
•          Affianca sempre ai grafici una tabella riassuntiva che riporti l’origine dei numeri nel grafico, in modo che il lettore possa seguire il grafico e riconoscere i numeri nella tabella. Non lasciare mai il lettore del tuo Business Plan senza riferimento sulla provenienza dei numeri, è frustrante. 
•         Non usare grafici senza riferimenti nel testo. Se l’origine dei dati non è completamente ovvia nella tabella riassuntiva, assicurati di aver specificato in quale appendice si trovano i dati completi.

4. Ripulisci l’aspetto generale.
Oltre che al linguaggio, vogliamo anche che il nostro testo appaia semplice ed invitante. Ecco alcuni consigli:

•         Usa due caratteri al massimo. Per lo stile del titolo e dell’intestazione puoi usare un carattere sans-serif, come Arial, Tahoma o Verdana. Per il testo puoi usare uno stile standard come Century, Times Roman o Book Antigua.
•         Non scrivere in piccolo. Solo alcuni tra gli stili più leggibili vanno bene anche ad una dimensione di 10 punti; la maggior parte risulta migliore a 11 o 12 punti.
•         Usa pagine separate per dividere le sezioni e per distanziare i grafici e le tabelle dal testo. Se hai dei dubbi, cambia pagina. Nessuno si lamenterà di dover girare pagina.
•         Usa liberamente gli spazi bianchi. Troppe parole appiccicate in poco spazio sono scomode da leggere.
•         Usa sempre il controllo ortografico. Dopo di che leggi di nuovo attentamente facendo attenzione a non usare una parola sbagliata scritta correttamente. Controlla due volte che i numeri nel testo combacino con quelli nelle tabelle.

Adesso che ti è chiaro perché necessiti di un Business Plan e hai passato del tempo facendo i compiti acquisendo informazioni su come crearne uno, è il momento di rimboccarsi le maniche e mettere il piano nero su bianco.

Ecco in dettaglio le sette sezioni fondamentali di un Business Plan: cosa dovresti includere, cosa non dovresti, come trattare i numeri e ulteriori indicazioni che ti possono tornare utili. Cominciamo.

SEZIONE 1. Executive summary.
Insieme ad uno schema generale del Business Plan, l’Executive Summary segue la pagina del titolo. Questo riassunto deve riportare al lettore l’obiettivo del Business Plan. È molto importante. Troppo spesso il desiderio dell’autore del piano sono sepolti a pagina otto. Dichiara chiaramente che cosa stai chiedendo nel riassunto.

SEZIONE 2. Descrizione del business.
Questa sezione di solito inizia con una breve descrizione dell’azienda. Presenta la situazione attuale e le possibilità future. Dovresti anche fornire informazioni su tutti i mercati dell’azienda, includendo nuovi prodotti o sviluppi che saranno positivi per gli affari e anche quelli che al contrario saranno negativi.

SEZIONE 3. Strategie di marketing.
Le strategie di marketing sono il risultato di una meticolosa analisi del mercato. Infatti l’impresa deve diventare familiare con ogni aspetto del mercato, così da definire il proprio segmento, posizionarsi accuratamente e garantirsi le relative vendite.

SEZIONE 4. Analisi di competitività.
Il fine dell’analisi di competitività è quello di determinare: i punti di forza e di debolezza dei concorrenti nel tuo segmento di mercato, le strategie che ti porteranno un vantaggio, le barriere da sviluppare per evitare nuovi concorrenti, e ogni debolezza da sfruttare nel ciclo di sviluppo del prodotto.

SEZIONE 5. Piano di progetto e sviluppo.
Il fine di questa sezione è di fornire agli investitori una descrizione del progetto del prodotto, pianificarne lo sviluppo nel contesto della produzione, del marketing e dell’azienda stessa. E creare un budget di sviluppo che consenta all’impresa di raggiungere l’obiettivo.

SEZIONE 6. Piano di funzionamento e gestione.
Questa sezione è concepita per descrivere il funzionamento del business a regime. Il piano di funzionamento evidenzia la logistica dell’organizzazione: come sono assegnate le varie responsabilità nel team di gestione, come vengono suddivise le attività a ogni dipartimento dell’azienda, e il capitale e le spese relative al funzionamento del business.

SEZIONE 7. Fattori finanziari.
I dati finanziari sono lasciati sempre alla fine del Business Plan, ma non significa che siano meno importanti del materiale esposto all’inizio come la motivazione del business o la descrizione del team di gestione.

 

CLAUDIO MARCELLI Laureato in Economia Aziendale e Management presso l'Università Bocconi di Milano ho maturato numerose esperienze aziendali in amministrazione e consulenza gestionale. Molto attratto dalla realtà della piccola e media azienda italiana e da tutte le problematiche che gli imprenditori affrontano ogni giorno. Ho l'obiettivo di imparare sempre, in tutte le direzioni, dalle relazioni umane alle tecniche di management. Tutto è formazione. Autore del blog www.altadirezione-consulting.it dove ogni mese più di 400 tra imprenditori e manager si formano gratuitamente.