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Costi aziendali: il metodo Sherlock Holmes
Autore: Claudio Marcelli
Data: 09-04-2018



LA SARACINESCA
Ogni imprenditore, idealmente, ad inizio anno, “tira su” la saracinesca della propria azienda e da quel momento in poi inizia una vera e propria corsa contro il tempo: inizia a districarsi tra clienti, richieste dei dipendenti, ferie, malattie, picchi di produzione, insolvenze, erario, dichiarazioni fiscali, fornitori imprecisi e chi più ne ha più ne metta, in una sorta di fantastica avventura che dura un anno intero.
 
Per far sì che il tutto funzioni serve un grandissimo sforzo, molto spesso non proporzionato con i risultati ottenuti, ma altrettanto spesso, questo sforzo è fatto perché non c’è un METODO PRECISO per generare e monitorare risultati.

 
PERCHE’ DEVI CONOSCERE I TUOI COSTI AZIENDALI
Sapevi che il ritorno di Sherlock Holmes nel 1903 è dovuto ai debiti accumulati da Arthur Conan Doyle? Forse non aveva ben considerato questo punto del quale ti sto parlando!
 
Devi conoscere i tuoi costi aziendali perché è la base di partenza di ogni anno. Se non sai quanto spenderai CERTAMENTE, non puoi proiettarti a capire quanto incassare, quanto fatturare, quanto produrre e quanto vendere!
 
E quindi, se non hai calcolato bene i tuoi costi da sostenere, non sai:
  1. quanto dovrai incassare per riuscire a pagarli tutti
  2. quale sia il tuo fatturato obiettivo
  3. quanta produzione devi fare in un mese
  4. quante vendite devi chiudere!
In pratica stai gestendo l’azienda NAVIGANDO A VISTA.
 

“Una persona che si basa sulla logica deve vedere ogni cosa esattamente com’è, e la sottovalutazione di se stessi costituisce una deviazione dalla verità quanto l’esagerazione delle proprie capacità.”  (Sir Arthur Conan Doyle)
 


L’APPROCCIO INVESTIGATIVO
Il primo passo investigativo che ogni imprenditore dovrebbe fare ad inizio anno è quello di conoscere con certezza quali saranno i costi che sosterrà, ipotizzando di vendere e produrre 0€ in quell’anno.
 
Si, è vero, è abbastanza irrealistica come situazione, ma soltanto facendo questo esercizio mentale, riuscirai ad identificare tutti i tuoi costi fissi aziendali in un colpo solo.
 
Abbiamo detto che vogliamo, per il momento, soltanto identificare i costi che avrai a prescindere dal fatturato, dalle vendite e dalla produzione… quindi come fai a non saperli già ad inizio anno?
 
L’approccio investigativo che devi adottare in questa fase, ti permetterà di entrare nel dettaglio dei costi, non riesci ad immaginare, se non lo hai mai fatto, quanto ti renderai conto di come girano le cose nella tua azienda e quanto imparerai da questa semplice attività.
 
Scoprirai che ci sono contratti in essere con fornitori da tempo immemore, per servizi non più necessari, scoprirai quanto ti costano le tre visite del tuo commercialista in un anno,  capirai quanto ti stanno aumentando i premi delle assicurazioni e cosa ti coprono nel dettaglio. Capirai quanto ti costa (in modo lordo) il tuo personale e lo parametrerai sul risultato produttivo che ti porta ogni mese.
 

“Le cose piú piccole sono di gran lunga le piú importanti.”  (Sir Arthur Conan Doyle)



ESEMPI DI COSTI FISSI
Qui di seguito sono riportati alcuni costi che sosterrai, a prescindere dal fatturato che produrrai nell’anno: 
  • compensi degli amministratori;
  • leasing attivati;
  • macchinari e ammortamenti su beni;
  • affitti;
  • assicurazioni;
  • manutenzioni programmate;
  • servizi amministrativi;
  • personale interno;
  • sorveglianza.
  
METODO SHERLOCK “SPULCIA” I COSTI
In questa fase devi letteralmente SPULCIARE i tuoi conti, nello specifico la prima cosa che devi fare è raccogliere tutte le informazioni precise per comprendere quali siano questi costi SICURI.
 
Richiedi una situazione delle tue assicurazioni, chiedi al tuo commercialista un prospetto dei costi lordi dei dipendenti e degli amministratori, ritrova i contratti con i fornitori che avevi stipulato, calcola quanti ammortamenti avrai quest’anno, considera i canoni di leasing mensili, gli affitti passivi e tutte quelle voci di costo che come avrai capito, sosterrai, a prescindere dal tuo fatturato.
 
FOCUS - Costo lordo del personale: un aspetto fondamentale è il costo lordo del personale. Richiedi allo studio di consulenza del lavoro che ti segue una stampa annuale dei costi lordi dei tuoi dipendenti e dei collaboratori. Al momento della registrazione delle paghe mensili, non si rilevano ratei ferie e permessi, TFR, quota di tredicesima e quattordicesima.
 
Il nostro consiglio è di richiedere tali dati mensilmente, in modo da avere una fotografia realistica nel momento in cui andrai ad analizzare i conti economici mensili.
 
 

METODO PER “PICCOLI SHERLOCK CRESCONO”
Se non hai proprio idea da dove partire, prendi una situazione economica della tua azienda: puoi fartela stampare in amministrazione o dal tuo commercialista, richiedila dell’anno precedente.
 
A questo punto inizia a scrivere accanto ad ogni voce di costo una “F” (di costo fisso) se secondo te quella voce è un costo che sosterrai anche se venderai 0€ quest’anno. Altrimenti scrivi una “V” (di costo variabile). Alla fine ti basterà sommare tutte le “F” per capire qual è il tuo totale di costi fissi da coprire dell’anno.

Pensa se hai già programmato di effettuare investimenti o disinvestimenti ed aggiungili o toglili da questa cifra (ad. es. nuovo personale, quota di ammortamento di nuovi ufficio, nuove assicurazioni etc…).
 


OK HO TROVATO I COSTI FISSI, VOGLIO SAPERE DI PIU’!
Un’attività che consigliamo è la cosiddetta suddivisione dei conti sensata, quindi il primo passo per impostare una buona contabilità analitica potrebbe essere quello di prendere il tuo piano dei conti e dividere tutti i costi fissi da quelli variabili. Quanti lo fanno? POCHISSIMI.
Quale vantaggio immediato ne trarresti? In un secondo riusciresti a vedere, stampando un semplice conto economico, il tuo fatturato, i costi diretti per produrre quel fatturato ed i costi fissi di struttura. Ogni mesi dovresti prendere e valutare questi dati, confrontando la tua produzione (ricavi) con quanto ti è costato produrre quei ricavi (costi variabili) e vedere se sei riuscito a coprire i tuoi costi fissi!
Ti sembra poco? Ti chiederai come hai fatto in tutto questo tempo senza un’impostazione del genere.
 

“Il mondo è pieno di cose ovvie che nessuno si prende mai la cura di osservare.”  (Sir Arthur Conan Doyle)