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Come creare un grafico a linee su excel dei ricavi
Autore: Claudio Marcelli
Data: 23-04-2018
Non sempre sono le soluzioni più elaborate e complesse che fanno fare la differenza. In questo articolo scoprirai perché avere una situazione sempre aggiornata dei tuoi ricavi complessivi, sotto forma di grafico Excel, ti possa tornare utile molto spesso. Qui di seguito, per iniziare, trovi una breve guida di come creare un grafico a linee Excel. Successivamente troverai "10 perchè" è importante e quindi 10 utilizzi che puoi farne in azienda!
 

Come creare un grafico a linee Excel dei ricavi puntuali: creati una tabella, composta dai 12 mesi dell’anno sulla sinistra e gli anni in alto. Inserisci 12 importi di ricavo in corrispondenza di ogni mese per avere un’analisi puntuale dei dati. Inserisci a questo punto un grafico sulla tabella ed il gioco è fatto!
 
 

Come creare un grafico a linee Excel dei ricavi progressivi:  creati una tabella, composta dai 12 mesi dell’anno sulla sinistra e gli anni in alto, in corrispondenza di ogni mese inserisci quanti siano i ricavi totali maturati fino al mese di analisi. In pratica in ogni mese fornisce l'informazione "quanti ricavi abbiamo avuto fino ad oggi considerando tutto l'anno?" e non "quanti ricavi abbiamo fatto questo mese?". Inserisci a questo punto un grafico che ti mostri i dati in forma di linee per consultarli in modo più rapido a colpo d’occhio.
 

 
 
 
Perché è utile avere questi due grafici sempre aggiornati (anzi… fondamentale)? Per questi 10 motivi!

1. Confronto anni precedenti
Avere una visione dell’andamento dei ricavi ti permette di fare un confronto immediato con periodi precedenti. In questo modo potrai comprendere quali siano i mesi in cui hai raggiunto risultati ottimali e quali invece, rispetto al passato, devi recuperare terreno.
Se sei un’azienda che ha difficoltà a calcolare le marginalità in corso d’anno, con questo metodo, puoi confrontare i ricavi con annualità già consuntive, delle quali conoscerai sicuramente le marginalità finali.
Cerca di valutarne il trend ed impara a prendere questa macro-analisi come primo spunto di indagine per comprendere quali siano le cause commerciali, produttive o amministrative che hanno portato ad un incremento o diminuzione del volume d’affari. Non fermarti alla prima “giustificazione” che ti raccontano i collaboratori e cerca di comprendere bene dove siano le aree di miglioramento da applicare.


2. Monitorare la stagionalità (e gli acquisti) 
Confrontare i dati di ricavo con periodi precedenti può far emergere in modo rilevante, per alcune aziende, la vera stagionalità del business in cui operi.
 Questi dati sono fondamentali per comprendere in quali momenti dell’anno è opportuno fare acquisti ed in quali momenti dobbiamo invece contenere le spese, poiché il portafoglio da presentare in banca sappiamo già, che scarseggerà.
 In alcune aziende, specialmente nel settore del fashion, questo tipo di stagionalità può essere causa di “alti e bassi umorali” da parte dell’imprenditore, poiché essenzialmente le “stagioni” vengono fatturate in due precisi momenti dell’anno, mentre negli altri mesi ci sono soltanto costi da sostenere.
Al posto di avere picchi emozionali, si dovrebbe tenere sotto controllo i dati trovando un equilibrio anche nei rapporti lavorativi: invece di vivere con entusiasmo 2 mesi ed essere abbattuti per 10!
 

3. Motivare gratuitamente i collaboratori
Cerchi molti modi di motivare i tuoi collaboratori e questa potrebbe essere la più semplice delle soluzioni… hai mai provato a mettere in azienda un grafico aggiornato dei ricavi del mese?
Sappiamo che i ricavi non siano un grande indicatore di performance, ma hanno dalla loro la facilità di lettura… mostrare una crescita del volume d’affari dell’azienda potrebbe dare motivazione ai tuoi collaboratori a costo zero!


4. Presentazione dati al CDA (facile lettura)
Stesso discorso vale per chi vede i dati aziendali una volta all’anno, come i membri del CDA o dell’Assemblea dei Soci.
Introdurre un preambolo sull’andamento aziendale, partendo da un buon grafico dell’andamento dei ricavi, può darti lo spunto per iniziare una conversazione su DATI SEMPLICI… per approfondire l’analisi c’è tutto il tempo, ma intanto avrai rotto il ghiaccio!
Portati sempre con te un grafico aggiornato ed un report impostato professionalmente, sarà di vitale importanza per impostare una buona riunione dove si parla di numeri e dimostrerai di essere in controllo della situazione!


5. Percezione controllo area
Inizia una riunione e devi presentare l’andamento della tua azienda.
Da dove partire? Qual è il primo dato da mostrare?
Come avrai compreso avere un report professionale dell’andamento dei ricavi diventa da un certo punto di vista di “vitale importanza” in questi momenti. Prima di entrare in tecnicismi di contabilità e marginalità, è sempre buona regola trovare un “terreno comune”, dati condivisi ed inconfutabili su cui costruire una prima relazione comunicativa.
In questo modo dimostrerai di avere un controllo professionale della situazione ed avrai creato un primo mattoncino di fiducia comunicativa che ti sarà sicuramente utile se successivamente ci saranno obiezioni o domande sui numeri.

6. Controllo sulle fatture attive
Avere un grafico dei tuoi ricavi sempre aggiornato ti permetterà di definire anche un momento entro il quale le tue fatture attive dovranno essere emesse.
Per cercare di avere questo dato in breve tempo (entro il 5 del mese tutte le aziende dovrebbero averlo del mese precedente), è importantissimo ottimizzare la fase di fatturazione attiva che dovrà fornire i dati corretti.
Molto spesso è proprio la parte di fatturazione attiva ad essere critica nelle PMI, quando invece la parte passiva va a gonfie vele! Le fatture passive arrivano nei tempi ed i pagamenti sono sempre certi… sulla parte attiva invece ci sono problemi, situazioni da vedere, sconti particolari e così si allungano i tempi di incasso e di analisi dei dati!


7. Approssimazione del margine
Se hai monitorato in modo corretto la marginalità sulle vendite e sui periodi precedenti (che hanno dati consuntivi di utile o perdita), dovresti essere in grado di capire (a grandi linee) dai tuoi ricavi, se hai raggiunto il tuo punto di pareggio oppure no, quanto utile o perdita in media avrai generato.
Verifica l’output di dati di ricavo con il budget di produzione che ti sei dato ad inizio anno e cerca di analizzare i VERI motivi per i quali non è stato raggiunto, oppure nel caso positivo, cerca di analizzare i motivi di SUCCESSO e replicali per il mese successivo!


8. Rapporti verso terzi: ti farai sempre trovare pronto verso banche, fornitori, clienti…
Quante volte durante l’anno ti capitano richieste da banche, fornitori, clienti, interne, che ti chiedono un grafico sull’andamento dei ricavi? Farsi trovare pronti avendo impostato un modello può essere davvero utile per non perdere tempo ogni volta ad impostarlo.
Una volta creato un modello con i vari ricavi totali dei mesi e gli anni precedenti di confronto, non dimenticarti di tenerlo sempre aggiornato per non perdere tempo nel momento in cui ti verrà richiesto.
Può anche essere utile da mostrare al rappresentante che vuole proporti nuovi acquisti ed al quale vuoi chiedere un ulteriore sconto: mostragli il tuo trend di andamento con questi semplici dati per fargli vedere che diventerai un cliente sempre più strategico per lui!


9. Accompagna in modo professionale dati economici
Avrai compreso nei punti precedenti che accompagnare i dati economici con un’introduzione sui dati mensili di ricavo è di vitale importanza, sia in termini numerici che di relazioni.
E’ altrettanto importante, dopo aver rotto il ghiaccio con i ricavi, andare a spiegare come si sia evoluta la situazione sui dati economici di costo, a conseguenza di maggiori o minori volumi di fatturazione.
Sarà quindi l’occasione, a quel punto, fare un focus su come abbiano reagito i costi fissi all’andamento dei ricavi (a regola dovrebbero rimanere immutati, quindi incidere di più su un volume minore di ricavi ed incidere in modo minore su un volume maggiore di ricavi).
Successivamente sarà importante mettere evidenza anche al margine lordo, cioè da quanta è stata la differenza tra la produzione ed i costi variabili per svolgerla.
Con un’impostazione del genere, le tue performance di analisi di conto economico, saranno sicuramente brillanti, professionali e quindi apprezzate!


10. Perché è un sistema testato!
Pensa che quello di cui parla questo articolo è il primo grafico pre-impostato che diamo alle aziende un po’ “arretrate” dal punto di vista del reporting direzionale.
Ti permetterà infatti di avere 9 frecce nel tuo arco, una per ogni punto che hai appena letto e se hai deciso che è il momento di riempire la faretra di diventare più professionale e preciso, questo è il tuo punto di partenza!
Sono sicuro che sarai in grado da solo di impostare un piccolo report di analisi dei ricavi, ma se tu proprio non sapessi da dove partire o non avessi tempo di farlo, oppure volessi già qualcosa di professionale impostato, ti segnalo questa soluzione Excel che è già pronta da essere caricata con i tuoi dati mensili!