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Cos'è la Business Intelligence e a cosa serve
Autore: Claudio Marcelli
Data: 14-05-2018


Moltissime aziende, soprattutto piccole e medie imprese, sono oggi alle prese con un'implementazione di Business Intelligence. Sai esattamente cos'è ed a cosa serve?

Le risposte a queste semplici 5 domande ti toglieranno ogni dubbio!
 

1. Cos’è la Business Intelligence e a cosa serve?

Per Business Intelligence si intende un sistema che è in grado di fornire informazioni Direzionali in tempo reale, personalizzabili, su dispositivi quali PC, Tablet, Smartphone.

Per capire bene cosa sia la Business Intelligence, ti consiglio di guardare questo video, il prodotto più utilizzato su mercato oggi si chiama Power BI ed è un software free della Microsoft, si hai capito bene, gratis:

 

Come hai notato guardando questo video, la Business Intelligence serve per monitorare una serie di indicatori chiave aziendali, impostati secondo i criteri di necessità dell’azienda. I famosi “Key Performance Indicator” aziendali, che sicuramente avrai sentito nominare, sono proprio questi indicatori di performance, consultabili da diversi dispositivi, per fornire informazioni necessarie al controllo di gestione Direzionale.

Sentirai definire la Business Intelligence anche come “sistema di reporting aziendale”. Per sistema di reporting, nello specifico, si intendono infatti tutte quelle stampe, che possono essere utili all’imprenditore, per decidere su quali azioni attuare a seconda di differenti risultati consuntivi.

Nei sistemi di Business Intelligence possono essere anche introdotti dati a preventivo, per monitorare scostamenti con i dati a consuntivo che si verificano ogni mese.



2. Quali aziende possono utilizzare la BI?

Teoricamente tutte le aziende possono impostare un sistema di Business Intelligence.

Immaginiamo di applicare la BI ad una micro-azienda, un negozio di frutta e verdura. La prima domanda che dobbiamo porci è: quali sono i dati che vorresti visualizzare in tempo reale? Dopo una breve chiacchierata con il negoziante viene impostato un sistema che monitora:
  • Vendite puntuali giornaliere
  • Vendite del mese confrontate con il budget ad inizio anno
  • Costi del mese confrontati con i costi ipotizzati ad inizio anno
  • Scostamenti economici di ogni mese rispetto al budget
  • Effettiva chiusura di ogni mese con inserimento di tutti i costi che saranno registrati solo a fine anno
  • Numero di clienti entrati in negozio nel mese
  • Vendite per tipologia di prodotto alimentare
  • Etc…
E’ chiaro che un negozio di frutta e verdura probabilmente non sia il target ideale per introdurre una Business Intelligence, ma il concetto è che, in teoria, questi dati, sono i dati che l’imprenditore (o il negoziante in questo caso) deve monitorare per prendere delle decisioni, ad esempio… in base a cosa posso assumere una persona? In base a cosa posso permettermi un nuovo furgone? Quanto devo comprare questo mese? Chi sono i miei migliori clienti? Chi sono i clienti che si lamentano di più? A tutte queste domande, è possibile rispondere con l’impostazione di una BI.


3. Quali dati fornisce la BI?

La BI fornisce tutti i dati di cui ha bisogno il tuo reparto, perché sono quelli da te impostati.
Sostanzialmente dipende dal livello di analisi, i casi di migliore applicazione sono essenzialmente due:
  • Se sei un imprenditore la Business Intelligence ti fornisce dati sul controllo dell’azienda: scostamenti da budget, andamento finanziario ed economico, dati Direzionali di controllo dei reparti (analisi commerciali di macro livello, analisi produttive ed amministrative);
  • Se sei un manager di reparto, ad esempio commerciale, la BI ti fornisce dati sul controllo di gestione del tuo reparto, ad esempio vendite suddivise per categoria rispetto al budget impostato, premi provvigionali agli agenti, statistiche di preventivato per venditore etc…
 
4. Quali aziende utilizzano oggi la BI?

La Business Intelligence è oggi utilizzata dalle aziende che sono “avanti” organizzativamente e sotto il profilo di strumenti di controllo di gestione.

Non necessariamente sono grandi aziende, ma sono imprese che hanno una vera e propria “visione” di cosa sia il reale controllo di gestione strutturato.

Molti sistemi gestionali hanno al loro interno un modulo chiamato “business intelligence”, ma è soltanto un nome che viene assegnato ad un’attività molto semplice: prendere dati nel sistema gestionale e rielaborarli sotto diversa veste grafica. La reale Business Intelligence non è quella all’interno dei sistemi gestionali, ma è quella che prende informazioni da più reparti in azienda.

Come avrai avuto modo di capire nella tua esperienza, in azienda, il gestionale, è solo una delle fonti dati della BI, che può essere collegata a dati commerciali, a CRM, a Mailchimp, a Google Analytics, a fogli Excel extra-gestionale ed a molte altre sorgenti di dati.

I dati sono poi presentati su report (stampe) personalizzate sui tablet e gli smartphone dei titolari/manager.



5. Devo cambiare gestionale per utilizzarla?

No. Come avrai compreso dalla risposta precedente, il gestionale NON E’ la fonte dati unica della Business Intelligence, per questo motivo non è neanche il supporto ideale per implementarla!

La BI usufruisce di dati ed informazioni che si, possono essere presenti nel gestionale (ERP) dell’azienda, ma potrebbe aver necessità di reperire dati da altri sistemi, come dei semplici fogli Excel.

Non deve essere confuso il fatto che l’80% dei dati è per sua natura, situato nel gestionale, quest’ultimo rimarrà sempre soltanto UNO degli strumenti ai quali si “aggancia la BI” per produrre i propri report direzionali.

In conclusione, si può dire che gli step fondamentali per impostare un controllo di gestione tramite BI siano:
  • Aver chiaro quali siano i dati fondamentali da monitorare ed impostarsi, anche su un foglio cartaceo, un report di quali dati si vogliano osservare a livello direzionale/manageriale
  • Capire dove questi dati sono presenti in azienda, informatizzando quelli non presenti in nessun sistema
  • Costruire in Power BI il report desiderato
  • Agganciare tutti i dati a livello di programmazione nell’ambiente di sviluppo Power BI
  • Implementare i dati in tempo reale su tutti i supporti dove si vogliono monitorare questi dati.