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Come impostare un programma che ricorda le scadenze
Autore: Claudio Marcelli
Data: 05-06-2018

Oggi parliamo di un metodo che ha già permesso a molte aziende di risolvere un problema che nasce come “nascosto”, ma che quando si palesa può causare gravi danni, sia economici che di rapporti interpersonali: la gestione delle scadenze e come creare un programma che ricorda le scadenze.
 

L’AREA GRIGIA.
Mentre l’attenzione alle scadenze fiscali, civilistiche e debito/credito è pressochè presente in ogni azienda, esiste un’area grigia amministrativa che è composta da una serie di scadenze, generalmente di semplice gestione, ma che richiedono di un metodo per non essere “dimenticate” e creare, appunto i danni di cui parlavamo.
Entrando nello specifico parliamo ad esempio di tutte le scadenze relative a multe, sanzioni, rinnovi autorizzativi, visite mediche, estintori, sicurezza, polizze assicurative, contratti in essere con professionisti, etc… come avrai compreso sono scadenze che non hanno carattere fiscale, civilistico, né di debito/credito… ma non devono essere dimenticate!
Esistono software per ricordare le scadenze, ma molto spesso basta avere una corretta impostazione mentale per non incorrere in sanzioni più gravi.

I più grandi FRAINTENDIMENTI riguardano CHI debba gestire quella scadenza, i reparti più produttivi si aspettano che sia l'amministrazione (l'ufficio) a gestire tutte le scadenze, l'ufficio amministrativo si aspetta che scadenze di carattere più tecnico/produttivo siano gestite da questi reparti... ma alla fine CHI HA RAGIONE?


ESEMPIO CLASSICO.
La situazione è semplice: arriva una multa di 300 € in azienda per un mezzo, se pagata entro 10 giorni la multa scende a 100 €. Quindi il ragionamento tipico è “tempo di gestione 10 giorni dalla ricezione” -> “la metto da parte e la gestirò tra una settimana”.

Preso poi dalla confusione giornaliera il reparto amministrativo, si dimentica di quella multa, e se ne dimenticherà. Magari l’aveva anche scritto su un post-it, ma non ha l’abitudine ogni mattina di controllare tutti i post-it da gestire, quindi che su uno ci sia scritto un numero di telefono o una multa da pagare, fa poca differenza! Ipotizziamo poi che scadano i 10 giorni, la multa ritorni ad essere di 300 € e l’imprenditore venisse a scoprire in qualche modo questa situazione: come reagirebbe?

Bene, ho visto aziende nella mia vita, che hanno trattenuto tale importo dalle buste paga dei dipendenti, quindi forse è il momento di impostare un programma che ricorda le scadenze!

A parte questa massima misura che distrugge i rapporti interni e crea, da manuale, anzi da contro-manuale, un sistema conflittuale in azienda, l’imprenditore dovrebbe chiedersi: come posso gestire tutte le scadenze in modo da non commettere questi errori? Come posso aiutare il mio reparto amministrativo in questo?


I 5 PUNTI FONDAMENTALI PER PROGRAMMARE E GESTIRE LE SCADENZE
Ecco i 5 punti fondamentali per non dimenticare nessuna scadenza:

1. Cronoprogramma le scadenze in un'unico luogo/file


Intanto ogni scadenza ha due elementari caratteristiche: un nome ed una data di scadenza. Sembra davvero così scontato, ma ad esempio, quando ti troverai a gestire le assicurazioni, ne esistono di molteplici, con numeri di polizza e compagnie differenti. Inizia a dare ad ognuna un nome (se possibile anche un codice identificativo che ha un corrispondente cartaceo) ed inserisci la data di scadenza.

2. Scrivi come si svolge l’adempimento

Come è possibile svolgere ogni singolo adempimento? Tieni traccia di questo: ad esempio nel caso delle assicurazioni chi è il referente per il rinnovo di quella specifica polizza? Qual è il suo numero di telefono? E’ necessario preparare un assegno? oppure prima chiedere preventivi e confrontarlo con altre compagnie?  Definisci queste regole, in modo che, qualsiasi persona sia il responsabile (punto 3) rimanga traccia di come si gestiscano questi adempimenti in azienda.

3. Assegna sempre un responsabile dell’adempimento

Ogni adempimento deve avere indicato uno ed un solo responsabile. Evita ogni confusione su “chi” deve svolgere quella commissione o quel rinnovo, anche tra reparti, e ci saranno meno possibilità di errore. Molti errori e dimenticanze sono dovuti al fatto che non è stato chiarito bene e con precisione chi sia il responsabile di quell’attività: io mi aspetto che lo faccia Tizio, Tizio si aspetta che lo faccia Caio, Caio si aspetta che lo faccia io… risultato? Adempimento saltato e scaricabarile conseguente tra me, Tizio e Caio.

4. Assegna un importo monetario

Assegnare un importo monetario (cioè quale sarà l’esborso per la gestione della scadenza) è sempre utile per monitorare la situazione finanziaria mensile. Gli importi di questo tipo di scadenze, infatti, non sono relativi ad una fattura o ad una prestazione “mensile”, ma fanno parte di quell’area “grigia” anche finanziaria che deve essere monitorata ogni mese. Considerare le scadenze ed i loro importi permette di gestire anche il pagamento senza andare in ansia per uscite monetarie inaspettate.

5. Controlla l’aggiornamento degli adempimenti

Avrai intuito, che forse la soluzione migliore per gestire questi adempimenti, è proprio quella di lasciarsi aiutare da un supporto informatico, una tabella che permetta l’inserimento di queste voci, in modo che sia visibile a tutti i reparti interessati e gestita dall’ufficio amministrativo.
Il compito di tale ufficio, infatti, non è necessariamente quello di svolgere tutti gli adempimenti, ma accertarsi che questi siano svolti! E’ qui che la maggior parte delle aziende fa confusione: tra CHI deve fare l’adempimento e CHI deve controllare che sia svolto per non incorrere in sanzioni/maggiori esborsi.

La risposta, in conclusione, per togliere ogni dubbio è che l’adempimento deve essere svolto dal Responsabile identificato al punto 3 e controllato dall’ufficio amministrativo (che gestisce il file con tutte le scadenze). 

Se hai problemi ad impostare un sofware per ricordare le scadenze guarda qui di seguito una semplice soluzione.

 
Adesso non ci sono proprio più scuse per dimenticarsi una scadenza!