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Come impostare un semplice controllo di gestione
Autore: Claudio Marcelli
Data: 10-07-2018

Quando si sente pronunciare “controllo di gestione”, subito si aprono diverse finestre nella nostra mente, poiché a persone diverse, emergono sempre idee diverse sul suo significato. Per provare questo, basta chiedere a tre persone che conosci il significato di “controllo di gestione” e vedrai che le risposte saranno diverse tra loro.

Molti imprenditori intendono il controllo di gestione come sapere se su una commessa ho guadagnato o rimesso, altri lo intendono come conoscere il costo dei propri prodotti, altri ancora pensano che riguardi sapere situazioni immediate per capire il risultato di ogni cliente, e via dicendo.

Ma chi di loro ha ragione?

In realtà nessuno ha ragione. E nessuno ha torto! Il controllo di gestione non è infatti circoscrivibile a nessuna di quelle attività nello specifico, ma è semplicemente il miglior strumento per prendere decisioni manageriali oggettive. Per questo motivo possono andare bene tutte le precedenti, o nessuna, dipende dall’azienda e dalla situazione… ti dimostro un come impostare un semplice controllo di gestione a costo zero che puoi implementare da domani mattina, ed è diverso da tutti i precedenti ma allo stesso modo funzionante in molte piccole e medie imprese!

Questo modello nonostante la sua semplicità, è molto prezioso, infatti ti porterà immediatamente ad un risultato tangibile a livello decisionale. Partiamo.

 

IL MODELLO
Come avrai compreso se segui questo blog da tempo, i costi aziendali si possono dividere in due categorie: Fissi e Variabili. Quindi, per approssimazione, possiamo dire che ogni azienda ha dei costi che sosterrà a prescindere dal volume di ricavi (Fissi) e costi che invece sostiene per produrre quei ricavi (chiamiamoli Variabili per semplicità).

Per questo motivo, in qualsiasi situazione economico/patrimoniale in corso d’anno che viene generata in azienda, dove si possono osservare i dati fino a quel momento, è possibile dividere tutti i costi in due macro-categorie: costi fissi, appunto, e costi variabili (o di produzione).

Come si fa questo passaggio?


STEP 1
Molto semplice, basterà creare un livello di piano dei conti primario che identifichi appunto i costi Fissi e Variabili, conti che identificano la voce di costo fisso o variabile e sotto-conti che entrano nel dettaglio del costo. Qui di seguito è presentata una struttura di esempio:
 
1.0.0 Costi fissi     15.000,00 €
  1.1.0 Utenze   10.000,00 €
    1.1.1 Energia Elettrica 5.000,00 €
    1.1.2 Acqua 3.000,00 €
    1.1.3 Gas 2.000,00 €
  1.2.0 Costi personale indiretto   5.000,00 €
    1.2.1 Stipendi 5.000,00 €

Questa azienda, nel periodo elaborato, ha ad esempio sostenuto 15.000 euro di costi fissi. Una volta costruito un piano dei conti fatto in questo modo diventa davvero semplicissimo capire se sto spendendo soldi nel reparto produzione (costi variabili o di produzione) oppure perché ho elevati costi di struttura!

STEP 2
Andando avanti è possibile costruire una struttura simile per quanto riguarda i costi variabili o di produzione:
 
2.0.0 Costi di Produzione     13.000,00 €
  1.1.0 Acquisti   9.000,00 €
    1.1.1 Materie prime 1.000,00 €
    1.1.2 Noleggi 3.000,00 €
    1.1.3 Trasporti 5.000,00 €
  1.2.0 Salari operai   4.000,00 €
    1.2.1 Salari 3.000,00 €
    1.2.2 Contributi 900,00 €
    1.2.3 TFR operai 100,00 €

Nel periodo di analisi, questa azienda ha sostenuto 13.000 euro di costi di produzione, suddivisi in 9.000 euro per acquisti di materie prime, noleggi e trasporti, e 4.000 euro per salari operai (n.b. ti ho inserito anche il costo del TFR perché ogni mese potresti già registrarlo nella tua prima nota, senza aspettare fine anno… questo per avere un costo realistico sia della parte produzione che della parte stipendi impiegati!).

Come vedi, il cambio che deve essere apportato è molto semplice: non devi toccare i tuoi sotto-conti di contabilità né tantomeno i tuoi capo-conti… devi soltanto creare una struttura a monte (di mastri) per fare emergere in modo chiaro e preciso la situazione ricavi/costi di produzione/costi fissi.


STEP 3
Per quanto riguarda i ricavi non cambierà niente rispetto alla tua situazione attuale che sarà più o meno questa come esempio:
 
3.0.0 Ricavi     25.000,00 €
  3.1.0 Ricavi da vendite   25.000,00 €
    3.1.1 Materie prime 20.000,00 €
    3.1.2 Noleggi 5.000,00 €

In questo modo sarà possibile capire immediatamente com’è costituito l’utile o la perdita del mese.
Nell’esempio in oggetto infatti il risultato sarà:

 
Costi Variabili 13.000,00 € Ricavi 25.000,00 €
Costi Fissi 15.000,00 €    
    Perdita 3.000,00 €

L’azienda nel periodo in esame riporta una perdita di 3.000 euro. E’ molto semplice la questione di controllo di gestione: il suo margine sulle vendite è stato di 12.000 euro (48% di margine operativo lordo di produzione) ma i costi fissi di 15.000 euro l’hanno portata ad una perdita di 3.000 euro.
Per questo motivo per raggiungere il pareggio di Bilancio (salvo che tutti i costi e ricavi siano correttamente inseriti per competenza) avrebbe dovuto avere ricavi per…
…indovina!
Se hai detto 31.250 euro hai indovinato!
 

CONCLUSIONI
Due dei principali vantaggi di questa semplice riclassifica del piano dei conti, sono che avrai mensilmente una situazione aggiornata di utile/perdita di conto economico e potrai vedere quanto spendi per costi fissi (di struttura) e quanto spendi invece per produrre i tuoi ricavi mensili!
Da qui devono accendersi diverse lampadine: ad esempio, da imprenditore, dovrai trovare la risposta almeno a queste 5 domande:
  • Quale fatturato avrei dovuto fare per chiudere in utile?
  • Di quanto dovrei ridurre i miei costi fissi per raggiungere questo risultato?
  • Quanto incide la manodopera/materiali sul mio fatturato?
  • Quanto incidono i costi fissi sul mio fatturato? (utile per tarare correttamente i preventivi di vendita)
  • Di quanto devo incrementare i miei margini di vendita per chiudere in pareggio (o in utile)?
Come mi comporto se ho la contabilità dal mio commercialista e non ha questa struttura di Piano dei Conti?
Generalmente gli studi fiscali utilizzano un piano dei conti standard, usato da sistemi gestionali per gestire molte aziende, se non è usata questa struttura può comunque essere implementata in qualsiasi software gestionale, l'importante è che l'azienda abbia i dati usufruibili in tempi rapidi e suddivisi con una logica di questo tipo per prendere DECISIONI IMPORTANTI.