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Mansionario organizzazione amministrativa
Autore: Claudio Marcelli
Data: 31-07-2018

GLI AMMINISTRATIVI "INCASINATI"

Molto spesso gli amministrativi sono super-incasinati. Non ho mai capito perché, in fondo l’amministrazione è uno dei reparti più “standardizzabili” dell’azienda. Gli errori più frequenti che si commettono in questo reparto sono di semplice organizzazione del lavoro nella quasi totalità dei casi e di procedure consolidate arretrate.

La tendenza naturale è quella di accumulare lavoro per poi sbrigarlo tutto insieme, presi dalla quotidianità e dalle innumerevoli interruzioni giornaliere che fanno perdere spesso la concentrazione. In questo modo è difficile operare, ma un buon amministrativo dovrebbe sempre rimanere concentrato sui risultati di “scadenza”, per non trovarsi all’ultimo giorno a dover gestire situazioni critiche.


SCADENZE INTERNE ED ESTERNE

Attenzione, le scadenze, non sono solo quelle “esterne” conosciute, ma ne esistono anche di “interne”… sono molto spesso queste che non vengono rispettate e che causano ritardi e inadempienze.

Le scadenze “esterne” sono quelle dettate da leggi civilistiche e fiscali (adempimenti, comunicazioni, scadenze fiscali…) mentre quelle “interne” sono quelle scadenze propedeutiche al regolare andamento aziendale finanziario ed economico (presentazione portafoglio RiBa, pagamenti, incassi, schede contabili aggiornate…).

Spesso si tiene conto tantissimo delle scadenze esterne e si finisce per fare poca attenzione a quelle interne, che sono fondamentali e propedeutiche alle precedenti.

Per fare un esempio concreto, molto spesso, trovo amministrativi che sono indietro con la fatturazione attiva. Perché? Come è possibile che nel 2018 ancora alcune aziende non riescano a fatturare in tempo reale a fine mese? Questa è una tipica “scadenza interna”. Perché ci sono condizioni contrattuali speciali, prezzi particolari per cliente, e quindi a fine mese c’è da ricostruire tutti gli accordi commerciali… tempo perso!

Una buona organizzazione è che un contratto di vendita è concluso quando sono trattate anche le condizioni finanziarie, inserite in un gestionale ed una volta lavorata parte del contratto, a fine mese, la fattura deve uscire in modo automatico: il ruolo dell’amministrazione non deve essere quello di fatturare, ma di controllare le fatture.

Per mantenere concentrati gli “amministrativi” sui risultati che non possono mancare in ogni azienda, generalmente si utilizza il sistema della “lavagna”, almeno per i primi tempi. Vediamo di cosa si tratta.

 
UNA SEMPLICE SOLUZIONE: LA LAVAGNA NON SBAGLIA

La lavagna amminsitrativa è uguale per il 90% delle aziende. Serve semplicemente per disegnare il calendario del mese e scrivere tutte le scadenze (interne ed esterne) del periodo, in modo che ogni mattina sia ben chiaro quali siano le attività da svolgere ed entro quando. E’ uno strumento di mansionario di organizzazione amministrativa.

Possibili distrazioni non tradiranno più il focus sul risultato.
Nella lavagna vengono inserite attività giornaliere e le attività mensili. Sono anche da considerare (a margine di questo lavoro) attività da svolgere trimestralmente, semestralmente e ogni anno.

1. INSERIRE IN LAVAGNA ATTIVITA' GIORNALIERE
Qui di seguito sono presentate le tipiche attività giornaliere di una PMI. Queste sono attività che devono essere svolte ogni giorno dal reparto amministrativo:
  • Aggiornamento della contabilità sulla base dei movimenti bancari e controllo mastrini clienti e fornitori quando movimentati;
  • Registrazione movimenti di prima nota e controllo conti cassa, cassa assegni;
  • Registrazione presenze giorno precedente;
  • Sollecito incassi di clienti insolventi ed invio informativa di scadenze prossime;
  • Controllo stato avanzamento situazione finanziaria, predisposizione di eventuali anticipazioni di fatture in caso di necessità finanziaria ed aggiornamento della situazione fatture anticipate che deve essere sempre aggiornata;
2. INSERIRE IN LAVAGNA ATTIVITA' MENSILI
Ogni mese poi, ci sono scadenze di altro tipo, definibili come mensili. Queste sono alcune delle tipiche scadenze mensili di una PMI:
  • Entro il 2 del mese devono essere inviate le presenze al consulente del lavoro;
  • Entro il 3 del mese devono essere emesse tutte le fatture differite relative al mese precedente;
  • Entro il 4 del mese, deve essere presentato il portafoglio RiBa attive alla banca, aggiornando la situazione del portafoglio SBF che deve essere sempre aggiornata;
  • Entro il 5 del mese devono essere richieste e ricevute tutte le fatture dei fornitori;
  • Entro il 5 del mese, predisposizione di una situazione fatturato mensile con confronto anni precedenti (se non sai cosa sia CLICCA QUI);
  • Entro il 10 del mese devono essere accoppiate ai DDT di ingresso merce o erogazione servizio. Eventuali errori devono essere subito segnalati e non si deve procedere alla registrazione della fattura passiva ma alla sua eventuale contestazione;
  • Entro il 10 del mese devono essere pagati gli stipendi;
  • Entro il 14 del mese, dopo aver svolto un controllo sui registri IVA deve essere stampato in bollato il registro IVA o consegnate le fatture al commercialista. Scritture di compensazione e giro IVA;
  • Entro il 15 del mese, controllo della contabilità generale e dei saldi contabili relativi al mese precedente e fino alla data;
  • Entro il 16 del mese deve essere effettuato il pagamento IVA;
  • Entro il 25 del mese deve essere predisposto un budget finanziario di entrate/uscite per il mese successivo, che una volta approvato dalla Direzione permette all'amministrazione di gestire in autonomia le scadenze;
  • Entro il 30 del mese devono essere prenotate le RiBa in scadenza e pagati i fornitori in scadenza dopo aver controllato il rispetto del budget finanziario di cui sopra;
3. INSERIRE IN LAVAGNA SCADENZE SEMESTRALI ED ANNUALI
Per quanto riguarda scadenze più rare,
qui di seguito sono presentate alcune altre attività che vengono generalmente richieste all’amministrazione e che devono essere svolte a cadenze più rare.
  • Stesura situazione economica trimestrale comprensiva di scritture rettifica, storno ed integrazione (trimestrale);
  • Stesura situazione economica trimestrale suddivisa per attività e/o centri di costo/ commesse (trimestrale);
  • Controllo ed invio situazioni infra-annuali banche (trimestrale/semestrale);
  • Monitoraggio condizioni bancarie (trimestrale)
  • Controllo massivo dei mastrini clienti e fornitori (semestrale)
  • Stampa libro inventari (annuale)
  • Stampa libro cespiti (annuale)
  • Stampa libro giornale e bollatura (annuale)
  • Scritture di storno, rettifica ed integrazione (annuale)
CONCLUSIONI

Quindi cosa fare adesso? Bene per prima cosa acquistare una lavagna da appendere nel tuo reparto amministrativo ed iniziare a disegnare il prossimo mese aiutandoti con le scadenze generiche presentate sopra e con quelle propedeutiche della tua azienda!

Perché proprio una lavagna? Non va bene Google Calendar o altri supporti? Dal mio punto di vista la risposta è… no! I supporti informatici sono utili quando aperti quotidianamente, e dato che questo lavoro è fatto proprio per persone che trovano un po’ di difficoltà ad organizzarsi, è consigliato avere qualcosa che possano VEDERE tutti i giorni, che lo vogliano oppure no!

Dopodichè non ci saranno più scuse per perdere la bussola, ce l’avrai ogni giorno davanti.