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Come gestire in modo efficace le scadenze
Autore: Claudio Marcelli
Data: 11-09-2018

Alcuni obiettivi sembrano proprio fuori portata, capire come raggiungerli appare impossibile. Ma in realtà, tutto nella vita è compiuto esattamente allo stesso modo: un passo alla volta. Una delle cose migliori che puoi fare per la tua reputazione professionale ed il senso di te stesso è impostare e rispettare le scadenze. È anche l'unico modo per raggiungere i tuoi obiettivi.

Le scadenze ci stressano e anche i piani migliori si confondono. Ma con cinque piccoli sforzi, puoi diventare un professionista affidabile e rispettato che è ammirato per essere sempre in orario e realizzare i propri sogni.

Ecco i miei cinque consigli testati per gestire in modo efficace le scadenze:
 

1. Stabilisci obiettivi e monitora i tuoi progressi.
Il rispetto di una scadenza è il frutto di un duro lavoro quotidiano, hai mai diviso una scadenza in sotto-scadenze per raggiungerla?
Accumularsi il lavoro per sbrigarlo velocemente all’ultimo istante può diventare un comportamento ripetitivo nel tempo, la nostra mente funziona così: se vede che riesci a gestire la scadenza all’ultimo secondo, penserà che non è necessario prepararsi per le prossime, tanto ce la farai ugualmente in qualche modo. E’ questo “qualche modo” che fa la differenza tra vivere bene e male. Perché male? Perché non svolgere i piccoli compiti quotidiani è un’azione non etica, e che tu lo voglia o no, il tuo corpo, la tua mente, te stesso inconsciamente, sai che stai facendo questa omissione.

Questo ti genera uno stress apparentemente inspiegabile (si chiama condizione), che non nasce dal fatto che non rispetterai la scadenza, quello lo sai che lo raggiungerai come sempre, ma lo stress deriva dal mancato “check positivo” sui sotto-risultati per quell’obiettivo che sai che avresti dovuto fare.

Misurati, datti disciplina e lavora sempre sull’automatizzare i dati per le scadenze, sii preciso, soltanto in questo modo potrai raggiungere in serenità i tuoi obiettivi e perché no, fissarne di più sfidanti.

L’80% delle persone che dicono “non ho tempo” in realtà stanno facendo cose che se programmate ed automatizzate non dovrebbero fare, molto spesso fanno molte azioni che non c'entrano niente con l'obiettivo primario (ma questa è un'altra storia) ma che loro pensano siano necessarie. Ovviamente poi, non hanno il tempo di programmarle ed automatizzarle oppure cercare conoscenza formandosi! Quindi continueranno a non avere mai tempo, ti sconsiglio di vivere in questa categoria.
 

2. Avere un piano B e ancora meglio un piano C.
Sorprese, battute d'arresto e posti di blocco sono inevitabili. Potresti non sapere da dove vengono, ma fidati di me: pensare che le cose vadano sempre bene è tanto stupido quanto pensare che vadano sempre male.

Preparati sempre per affrontare i diversi scenari che si possono presentare e basta. Quindi pensa ad alternative e backup prima ancora di iniziare. Se crei delle opzioni per te stesso, avrai meno stress. Contatta chi ha le informazioni principali e chiedi sempre: "di cosa dovrei essere a conoscenza? Cosa potrebbe andare storto?" Il loro consiglio ti farà risparmiare tempo e denaro.
 

3. Regalati un po' di cuscino.
È importante essere realistici su quanto velocemente è possibile eseguire un compito. Fatti un favore e ritagliati un po’ più di tempo di quanto hai necessità per fare le attività che ti porteranno alla scadenza.

Sai già che le cose potrebbero andare fuori strada! Se non sei sicuro di quanto tempo hai davvero bisogno, contatta qualcuno con più esperienza di te. Si è tentati di esagerare e cercare di essere Superman, ma garantisco che i tuoi colleghi preferirebbero che tu non sia in ritardo. Se non hai bisogno del tempo extra della stima che hai effettuato potresti persino anticipare una scadenza, e questo è abbastanza impressionante rispetto alla media delle persone.

 

 
4. Imposta aspettative esplicite.
Di volta in volta, mi viene in mente che altre persone hanno idee diverse su ciò che costituisce la priorità o la tempestività. Ho imparato che è meglio stabilire aspettative molto chiare con le persone con cui lavori, quando dai le direttive ad altri collaboratori fatti sempre rispiegare cosa gli hai appena detto. Non è per testare la stupidità, è per comprendere se hanno capito bene la comunicazione. Se invii una email, richiedi sempre la conferma di averla ricevuta. Non esitare ad alzare il telefono e chiamare chi ha le informazioni.

Abbiamo tutti bisogno di persone che ci aiutino a raggiungere i nostri obiettivi, non dimenticarlo mai.

Ringrazia e rispetta sempre i risultati e gli obiettivi che devono raggiungere i tuoi colleghi nella loro area, e loro faranno altrettanto con te.
 

5. Allenati a diventare un Leader.
Quando le cose vanno male, mantieni la calma. Altri seguiranno il tuo esempio. Dobbiamo essere onesti: giocare al “indovina il colpevole” non fa mai bene.

Raccogli te stesso e concentrati sul mantenere alto il morale, non farti drenare energia. Come puoi tornare in pista? Devi essere onesto con te stesso e valutare l’errore commesso, chiediti come potevi evitarlo e come potrai evitarlo in futuro, pensa se hai commesso errori simili.

Siamo tutti umani e le gomme sulle matite servono per questo, la cosa importante è che tu prenda ogni cicatrice come una crescita verso l’alto e non verso il basso. Ogni tanto fa bene. Non è la fine del mondo, davvero. Prima ti lasci andare, più rapidamente sarai in grado di andare avanti.
 
Utilizza questi suggerimenti per iniziare a raggiungere i tuoi obiettivi, una scadenza alla volta, una sotto-scadenza per volta.